Você sabe o que significa workflow? Em tradução literal, esse termo significa “fluxo de trabalho”.
Para que os processos de uma empresa possam funcionar de forma eficiente e sem erros, é extremamente importante definir com clareza os responsáveis por cada tarefa, os prazos de cada entrega, o padrão de qualidade que deve ser observado e todo o caminho que as informações precisam percorrer entre os agentes envolvidos.
Neste artigo, vamos esclarecer o que é workflow e para que ele serve. Ao longo dos próximos parágrafos, você vai conferir também o que é e como funciona um sistema de workflow e quais as vantagens de aderir a esse tipo de ferramenta.
O que é workflow e qual a sua finalidade?
Podemos definir o que é workflow como a maneira com que diferentes processos e rotinas são organizados.
Trata-se da forma com que o trabalho das equipes deve fluir, estruturando a sequência das tarefas e os respectivos responsáveis por cada uma delas.
No workflow, o trabalho ocorre em cadeia e deve fluir de uma etapa para outra até ser concluído.
A finalidade do workflow é definir com clareza as funções de cada agente envolvido no processo, os prazos e os resultados que se espera de cada fase do fluxo de trabalho.
Como funciona o sistema de workflow?
O sistema de workflow é uma ferramenta que visa facilitar a gestão dos fluxos de trabalho por meio da automatização.
As informações fluem entre diferentes departamentos de acordo com uma hierarquia e regras previamente estabelecidas.
Por meio da sistematização do workflow, ganha-se tempo automatizando tarefas manuais. Além disso, há maior clareza na execução de tarefas, pois elas passam a ser conduzidas pelos colaboradores para os quais elas foram designadas.
As informações coletadas e armazenadas no sistema de workflow permitem monitorar o desempenho dos colaboradores com mais assertividade e fazer os ajustes necessários para melhorar o fluxo de trabalho de maneira contínua.
15 motivos para adotar um sistema de workflow na sua empresa
Agora que você já sabe o que é workflow e como funciona um sistema de workflow, é hora de conferir alguns motivos que vão te convencer a implementar esse tipo de ferramenta na sua empresa.
1 – Mais clareza e eficácia na comunicação entre os agentes envolvidos no processo
Como a ordem das tarefas, os responsáveis e os detalhes do que precisa ser feito estão bem claros, a interação entre pessoas e áreas é muito mais fácil.
2 – Acesso a dados e informações relevantes e atualizadas em tempo real
Um bom sistema de workflow gera uma cultura data driven e armazena os dados assim que dão entrada na operação, além de permitir analisar KPIs, como quantos processos ocorreram, quem os realizou, quais os mais eficientes etc.
3 – Maior transparência na definição de responsabilidades e hand-offs
Se todas as etapas do processo já estão definidas e os dados de como foram realizadas estão arquivados e fáceis de acessar, a troca de informações e de responsabilidades ocorre com total fluidez.
4 – Otimização do fluxo de trabalho
Este é o principal objetivo do workflow: desenhar perfeitamente o processo para que seu mandamento seja otimizado!
5 – Identificação e eliminação de gargalos que comprometem o desempenho dos colaboradores
Outra vantagem do workflow é que assim que atrasos, erros ou outras interferências no processo ocorrerem, facilmente são percebidas e podem ser corrigidas rapidamente.
6 – Redução de custos operacionais e desperdícios
Como tudo ocorre mais rapidamente, de forma mais eficiente e com menos erros, os custos da empresa tendem a diminuir.
7 – Aumento da produtividade das equipes
A produtividade aumenta porque todos estão alinhados, sabem exatamente o que fazer e percebem falha mais rapidamente, resolvendo tudo de forma colaborativa.
O workflow pode aumentar a produtividade da equipe, mas oquanto isso pode exigir a mais dos seus colaboradores?
8 – Diminuição considerável de falhas humanas
Assim como no uso de um CRM de vendas, automatizar processos, muitas atividades humanas continuam a ser realizadas, no entanto, como o sistema já indica quais são os próximos passos e fornece formulários e outras facilidades eletrônicas para a realização das tarefas, os erros diminuem.
9 – Maior foco em atividades que geram mais valor para a empresa
Ponto fundamental de um sistema de workflow: tarefas repetitivas e burocráticas são feitas automaticamente, gerando mais tempo para atividades estratégicas para o negócio.
10 – Processos mais eficientes
Por definição, o workflow busca entender os processos para criar um fluxo de trabalho mais eficiente.
11 – Maior eficácia no atendimento às demandas internas e externas
Sempre que surge uma demanda, ela imediatamente entra no sistema, evitando esquecimentos. Além disso, tudo que precisa ser feito já está detalhado e flui agilmente.
12 – Aumento da satisfação e fidelização dos clientes
Este é o objetivo final do workflow: entender quais são as tarefas que geram mais valor para o cliente e definir a melhor maneira de realizá-las
13 – Facilitação do trabalho em equipe
O sistema é idealizado de forma que a troca de informações se dá em em tempo real, com dados disponíveis para todos os interessados.
14 – Tomadas de decisão mais assertivas
Com os dados na mão, confiáveis e atualizados, fica muito mais fácil para os líderes tomarem as decisões que precisam na hora certa.
15 – Promoção da melhoria contínua nos processos da empresa.
Por fim, um sistema workflow não é estático, assim que um processo é idealizado, ele passa a gerar dados para que seja analisado, estudo e verificados eventuais erros. Em seguida, são definidas melhorias que serão incorporadas ao novo processo otimizado.
Este conteúdo foi desenvolvido pela Ploomes. A Ploomes nasceu em 2015 com o objetivo de resolver os problemas de vendedores e gestores que lidam com vendas complexas e hoje já revolucionou a área comercial de milhares de empresas. Para isso, a solução conta com quatro pilares fundamentais: CRM, Workflow, CPQ e Relatórios. Além disso, o Ploomes proporciona suporte especializado para antecipar os desejos dos clientes e garantir que seus objetivos sejam alcançados.
