Olá gestor, se você chegou neste conteúdo, pode ser que tenha algumas dúvidas de como organizar sua equipe com uma rotina diária, semanal, mensal e até trimestral que seja produtiva para você e seus representantes comerciais. Para que você consiga fazer um planejamento de rotina eficaz para seus representantes é preciso pensar na sua empresa como macro e em cada um dos seus representantes levando em conta suas individualidades.
Pensando no macro, criamos os seguintes passos para fazer um planejamento da rotina do seu representante comercial:
Tenha objetivos claros
Quais são os objetivos de uma rotina como representante comercial?
Aqui é preciso estar ciente que os dois querem aumentar as vendas, porém, a empresa quer também expandir a base de clientes e melhorar a relação com os clientes atuais. Mas, como fazer com que seus representantes estejam na mesma página? Com ferramentas que auxiliam no processo comercial e dão mais tempo para você, gestor, cuidar e aperfeiçoar a sua equipe.
Saber quais são as atividades necessárias
Depois de alinhar os objetivos entre empresa e representante comercial, é necessário identificar as atividades necessárias para alcançá-los. Utilizando o exemplo acima que acaba sendo uma verdade entre as duas partes, as atividades podem incluir conhecer novos prospects nas áreas que cada representante atende, visitar seus clientes e ter ferramentas que auxiliam em saber o melhor momento e até quais produtos se pode oferecer em novas visitas entre outros.
Priorizar as atividades
Quais são as prioridades de acordo com sua importância e urgência? Isso ajudará você e seu representante comercial a se concentrarem nas tarefas mais importantes e garantir que elas sejam concluídas primeiro. Isso envolve ter informações sobre todos seus clientes à disposição da sua equipe de forma centralizada e de fácil acesso. Recomendamos a utilização de softwares como um Força de Vendas e um CRM caso esteja passando por problemas como:
- Informações descentralizadas
- Pós-vendas sem resultados
- Time desfocado
- Falta de organização
- Insatisfação dos clientes
- Falta de previsões
- Falta de controle da equipe comercial
- Falta de atingimento de metas
- Carteira com muito cliente negativado
- Pouca produtividade de representantes comerciais
- Pedidos com erro
- Falta de visão das oportunidades para cada cliente
Definir uma agenda
Com base nas atividades já estruturadas, é importante criar uma agenda diária e semanal visando o mês todo (sim o planejamento não pode ser de curto prazo) que permita que você execute todas as tarefas importantes. E é nesse momento, caro gestor que deve se levar em conta que seu representante comercial, que sai vender seus produtos, é um ser humano! O seu maior desafio sempre esteve e estará no emocional das pessoas e a cada dia, entender de pessoas deixa de ser uma habilidade exclusiva do RH e passa a ser matéria prima para quem quer construir um time de vendas sólido e de alta performance. Ter uma agenda que inclua rotas otimizadas, nos clientes mais “quentes” para fechar e horário de descanso, almoço etc é o melhor caminho para isso.
Ajustar a rotina
À medida que você e seus representantes começam a seguir suas novas rotinas, o monitoramento do progresso deve ser analisado e acabar assim, fazendo ajustes conforme necessário. Isso garantirá que todos estejam em sintonia, melhorando e o mais importante: alcançando objetivos de forma saudável e produtiva.
O planejamento de rotina é uma ferramenta importante para ajudar você a gerenciar e otimizar seu tempo e de todos da sua equipe. Não, nós não temos a fórmula mágica para manter seu time sempre motivado, mas nós temos a fórmula mágica que vai te dar TEMPO, para acompanhar e motivar a sua equipe alcançar seus objetivos como representante comercial. Portanto, dedique tempo para criar um plano que funcione para você e todos da sua equipe, sempre ajuste-o conforme necessário. Com isso, você estará no caminho certo para alcançar os objetivos da empresa e de cada colaborador.
Bom, agora que você gestor compreende de forma macro o planejamento da rotina dos seus representantes comerciais, vamos ao checklist!
Tempo para identificar clientes potenciais
O representante comercial pesquisa e identifica empresas e clientes potenciais que possam estar interessados nos produtos da sua empresa. Lembra o que falamos sobre alinhar os objetivos da empresa com os do representante? Depois disso, será mais fácil de trabalhar com novas oportunidades.
Realizar contatos e visitas
O representante comercial entra em contato com esses clientes potenciais para agendar uma visita ou uma reunião.
Apresentar produtos e serviços
Durante a visita, o representante comercial apresenta os produtos ou serviços da empresa, explica seus benefícios e tira dúvidas do cliente. É neste momento que ter um catálogo dos produtos atualizado é essencial para passar segurança e dar mais chances para fechar negócio.
Negociar e fechar vendas
É aqui que não pode dar problema! Seu representante deve estar munido de informações sobre seus clientes como:
- Catálogo de Produtos atualizado
- Cadastro completo de clientes, prospects e contatos
- Validação da Política Comercial
- Políticas comerciais definidas
- Promoções
Tendo todas essas ferramentas na palma da mão do seu representante ele pode negociar preços, condições de pagamento e outros aspectos relevantes para a venda seguindo à risca a política comercial da sua empresa onde o pedido cai direto no ERP sem retrabalho passar o pedido (e possíveis erros). Fica fácil assim, né?
Gerenciar relacionamentos com clientes existentes
Você sabe, o representante comercial também mantém contato regular com os clientes existentes. E se isso não acontece como você acredita que deveria acontecer (voltamos nos objetivos sincronizados) é possível utilizar ferramentas que auxiliam na agenda do seu representante.
Vou te explicar: para manter um relacionamento saudável e identificar oportunidades de vendas adicionais, é crucial ter informações, insights e avisos diários. Um cliente pode não fazer compras com sua empresa no início do mês por exemplo e para manter o relacionamento, seu representante (que sabe que ele não compra no início do mês) pode já ir conversando sobre como está o estoque do cliente, perguntando como as pessoas reagem ao produto… são muitos insights que podem ajudar na melhora do produto! Além disso, é bom saber que você é valorizado, não é?! É assim que seu cliente se sentirá sabendo que as informações dele contam para a melhoria de todos.
Participar de eventos de networking
O representante comercial pode participar de eventos de networking para conhecer novos clientes e aumentar sua rede de contatos? Pode sim! E tendo uma agenda organizada, fica mais fácil ainda de agilizar estes encontros.
Reportar vendas e progresso
O seu representante comercial não precisa reportar as vendas diretamente para você, gestor… Isso é ultrapassado e acaba gerando problemas bem evitáveis como desencontro de informações e e-r-r-o-s. Utilizando a ferramenta de Força de Vendas, todos os dados do cliente, compra, financeiro e histórico estarão no mesmo lugar com fácil acesso. Você gestor, pode ter controle de todas as tarefas da sua equipe em forma de relatórios e dashboards em poucos cliques e sem precisar passar tempo juntando informações de todos os cantos.
Agora que você já atualizou sua forma de planejar a rotina da sua equipe comercial, está na hora de ter as ferramentas de Força de Vendas, CRM e Indicadores de Resultados que falamos neste conteúdo. Entre em contato ainda hoje com nossa equipe, nós podemos te ajudar a crescer mais!
