Para que a sua empresa opere de maneira mais eficiente e ofereça soluções de qualidade aos potenciais clientes e a toda a carteira, é fundamental contar com um bom controle de processos.
E sabendo que o controle de processo ainda é um dos maiores desafios enfrentados por gestores e empreendedores, preparamos este artigo para esclarecer as principais dúvidas sobre esse assunto.
Mas o que é controle de processos?
Podemos definir o controle de processos como uma análise e monitoramento sistêmico dos fluxos de trabalho que compõem os processos organizacionais.
Ou seja, o controle de processos está relacionado a mensuração constante de resultados e também ao acompanhamento da execução de tarefas, assim como a implementação de ajustes para tornar o processo em questão mais eficiente e ágil.
Além disso, o controle de processo se trata da documentação e padronização de todas as etapas e responsabilidades de cada um dos processos da empresa.
E qual a importância de fazer o controle de processos organizacionais?
Controlar processos é algo fundamental para que as empresas possam se manter alinhadas ao seu planejamento estratégico. E também ao mercado em que ela está inserida.
Sem o devido controle de cada momento organizacional, as estratégias e metodologias de trabalho adotadas podem ficar desatualizadas e impedir que a empresa obtenha os melhores resultados.
Por isso, é tão importante fazer esse tipo de controle para otimizar a condução dos processos, aproveitar melhor os recursos disponíveis, definir métodos e diretrizes com rapidez e clareza, além de ajustar as metas e objetivos ao contexto do negócio.
Vantagens que o controle de processos traz para os negócios
1 – Melhor uso do tempo disponível
O tempo é algo muito valioso durante a execução de um processo e a falta dele costuma ser algo recorrente. Com o controle do processo, é possível otimizar o tempo disponível, já que todos sabem o que fazer, como fazer e quais resultados devem buscar.
2 – Maior produtividade
O controle dos processos de uma empresa também resulta no aumento da produtividade das equipes de trabalho, já que as entregas passam a ser feitas com maior agilidade e qualidade.
3 – Diminuição dos custos operacionais
Os custos da operação também tendem a diminuir, pois são definidas regras que permitem fazer mais utilizando menos recursos.
Além disso, as falhas e retrabalhos são reduzidas de forma significativa quando os processos são controlados, o que contribui também para a redução dos custos.
4 – Implementação de processos padronizados
A padronização é mais uma das vantagens do controle de processos. Com ela, todas as decisões e experiências bem sucedidas são documentadas e se tornam um padrão para nortear as próximas ações das equipes. O que contribui diretamente para o melhor desempenho dos negócios.
5 – Tomadas de decisão mais ágeis e assertivas
Com a possibilidade de controlar os processos, os gestores ganham mais segurança para as tomadas de decisão e fazem isso de maneira mais rápida e assertiva.
Quais os controles de processos mais utilizados pelas empresas atualmente?
Existem muitas maneiras de controlar processos em uma empresa. A escolha do método ideal dependerá do tipo de processo e também do nível de complexidade de cada processo.
Planilhas eletrônicas
Um exemplo muito conhecido de controle de processos temos nas planilhas eletrônicas. Afinal, através das linhas e colunas, é possível organizar custos, tarefas e qualquer outro processo.
Dessa forma, é possível mapear os processos e formar um histórico para pautar futuras decisões. As planilhas eletrônicas também podem ser utilizadas para o controle do fluxo de caixa ou do processo de produção, por exemplo.
Sistema BPM
Outra forma de controle de processo se refere ao sistema BPM (Business Process Management). Esse sistema é responsável por estabelecer regras para o processo e definir quais indicadores são mais relevantes e devem ser monitorados.
Software CRM
Por fim, temos também como exemplo de controle de processo o software CRM (Customer Relationship Management). A solução tecnológica ajuda a organizar o processo comercial da empresa, a visualizar com mais clareza todas as etapas que os clientes percorrem antes de tomarem sua decisão de compra e a traçar estratégias mais eficazes de venda e relacionamento.
E como fazer o controle de processos?
Depois de entender o que é controle de processos e conhecer seu objetivo, importância e as principais vantagens, vamos entender como fazer controle de processos na sua empresa.
1 – Mapeie os seus processos organizacionais
Em primeiro lugar, para fazer o controle de processos, é preciso mapear tais processos.
Ou seja, fazer uma análise de como os processos são conduzidos, entender todas as etapas, responsabilidades e momentos do processo. Além disso, esse mapeamento também considera todos os custos que envolvem o processo.
2 – Estabeleça os indicadores-chave de desempenho
Não há como controlar os processos da empresa se você não puder contar com a ajuda de indicadores-chave de desempenho (KPIs).
Com eles, é possível mensurar a performance dos colaboradores no cumprimento de metas e tarefas. Esses indicadores fornecem dados concretos que vão servir de base para as tomadas de decisão e implementação da melhoria contínua do processo.
3 – Automatize tudo o que for possível automatizar
A tecnologia pode ser uma grande aliada da sua gestão no controle de processos. Mais à frente vamos explicar o que é um sistema de controle de processo, mas já adianto que esse tipo de ferramenta permite eliminar tarefas manuais que tomam muito tempo.
Dessa forma, consegue-se aumentar a produtividade e ainda reduzir falhas e retrabalhos que acabam representando um aumento dos custos da operação.
4 – Realize atualizações constante nos seus processos
O mercado e a sua empresa estão em constante transformação. A maneira com que um processo é desenhado e conduzido pode não ser mais a ideal daqui a um ou dois anos.
Logo, nada mais razoável do que realizar atualizações nos seus processos. Então, analise os dados dos processos, fornecidos pelo KPIs, e busque fazer melhorias e ajustes!
Mesmo que os ajustes sejam mínimos, o efetivo controle de processos requer que mudanças sejam feitas com o passar do tempo para garantir a qualidade das entregas, ajudar as equipes a alcançarem a alta performance e manter os processos relevantes e alinhados aos objetivos estratégicos da empresa.
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